V skladu z 7. členom Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS št. 61/2012) šola izda javno listo v izvirniku le enkrat. V primeru, da se izvirnik javne listine izgubi, poškoduje, uniči ali odtuji, šola na zahtevo posameznika izda nadomestno javno listino.
Šola na obrazcu izpis iz javne evidence izda naslednje nadomestne javne listine: spričevalo o končanem razredu, zaključno spričevalo, obvestilo o zaključnih ocenah ob koncu pouka v šolskem letu in potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti.
Oseba, ki želi, da se ji izda nadomestna javna listina, izpolni priložen obrazec in ga osebno prinese v tajništvo šole ali ga pošlje po pošti. Po prejemu pisne vloge bo šola najkasneje v roku 15 dni izdala nadomestno javno listino, ki se jo lahko prevzame osebno ali pa jo pošljemo na naslov naveden v vlogi.
